Des espaces adaptés qui optimisent la productivité et permettent aux entreprises de réussir.
Vous envisagez de déménager dans un nouveau bureau ? Vous cherchez à optimiser l’espace de travail en fonction des nouvelles habitudes de travail hybride ? Bien dimensionner votre espace de bureau est crucial pour garantir son efficacité, le bien-être de vos collaborateurs, et la gestion des coûts. Bien que plusieurs calculateurs d'espace soient disponibles, il est essentiel de comprendre les éléments clés pour évaluer précisément la surface nécessaire.
1. Politique de Travail et Stratégie de Lieu de Travail
Calculer les besoins en espace est devenu de plus en plus complexe. Initialement, c'était plus simple lorsque les employés travaillaient quotidiennement au bureau avec des bureaux attribués. Cette approche impliquait une multiplication simple du nombre de bureaux par des ratios pour les espaces ouverts ou les bureaux cloisonnés, en ajoutant des zones de soutien, des commodités et un facteur de bâtiment.
Cependant, les avancées technologiques ont introduit des politiques de partage de bureaux et des approches basées sur les activités, optimisant l'empreinte et augmentant la flexibilité. La pandémie de Covid-19 a encore compliqué la formule avec les modèles de travail hybrides, nécessitant une redéfinition de la finalité du bureau, des espaces collaboratifs et de l'adaptabilité des fonctions.
La stratégie de lieu de travail aligne les modes de travail avec l'environnement pour améliorer la performance et réduire les coûts (Wikipedia). Comprendre les styles de travail de votre équipe (hybride, temps plein au bureau, etc.) est crucial pour définir votre stratégie de lieu de travail et vos besoins fonctionnels. Cela vous permet de personnaliser votre nouveau bureau de manière unique pour votre entreprise. Les composants clés à considérer incluent :
Postes de travail :
- Nombre d'employés et leurs styles de travail (bureaux fixes, bureaux partagés, travail à distance)
- Types de postes de travail (bureaux, cubicles, sièges en espace ouvert)
- Impact des politiques de travail hybride sur le besoin de postes de travail permanents vs. flexibles.
Bureaux privés et salles de réunion :
- Nombre et taille des bureaux privés pour les dirigeants et managers
- Variété et quantité des salles de réunion (petites salles de travail, salles de conférence de taille moyenne, grandes salles de réunion)
- Cas d'utilisation spécifiques (vidéoconférence, séances de brainstorming)
- Flexibilité pour accueillir des groupes de tailles variées et des réunions hybrides
Zones de collaboration :
- Espaces de réunion informels (salons, zones de détente)
- Zones de collaboration pour les projets d'équipe
- Espaces pour des environnements de travail créatifs et flexibles
Espaces de soutien :
- Zones de réception et d'attente
- Salles informatiques et serveurs
- Stockage pour les fournitures et l'équipement
Commodités et espaces sociaux :
- Cuisines et espaces de restauration
- Salles de bien-être (salles de repos, salles d'allaitement)
- Espaces récréatifs (salles de jeux, centres de fitness)
- Espaces soutenant le bien-être des employés et l'équilibre travail-vie personnelle
Espace de circulation :
- Couloirs et corridors
- Espace pour des déplacements sûrs et efficaces
- Conformité aux réglementations de sécurité et d'accessibilité
Infrastructure technologique :
- Espace pour l'équipement informatique et les besoins de connectivité
- Considération pour les mises à jour technologiques futures
2. Commodités Existantes dans le Bâtiment
Examinez les commodités disponibles dans le bâtiment ou à proximité. Envisagez de réserver des salles de réunion à la demande pour limiter les coûts d'investissement en espace.
3. Grille du Bâtiment et Efficacité
Tous les bâtiments ne sont pas conçus de la même manière. La structure, les dimensions, et les caractéristiques influencent l’efficacité de l’espace. Utilisez la grille structurelle et maximisez la lumière naturelle et la ventilation pour optimiser l’espace.
4. Exigences Légales et Réglementaires
Assurez la conformité avec les codes du bâtiment et les réglementations locales, y compris la densité d’occupation, le renouvellement d’air, et les normes de santé et sécurité.
5. Expansion ou Réduction Future
Prévoyez des espaces flexibles pour soutenir la croissance ou la réduction de votre effectif. Planifiez en fonction d'une stratégie adaptable pour faciliter d’éventuels changements.
Conclusion
Estimer les besoins en espace de manière précise nécessite de la rigueur et une expertise. Faire appel à des spécialistes en aménagement, comme des consultants en workplace, peut vous aider dans ce processus. Ces professionnels utilisent des outils avancés comme les logiciels de suivi d'occupation et les simulateurs de besoins pour garantir une solution optimale adaptée aux nouvelles méthodes de travail.
